في هذه المقالة ، نناقش سبب
أهمية إدارة الوقت
ومشاركة
نصائح إدارة الوقت للمحترفين.
لماذا إدارة الوقت مهمة
تتيح لك استراتيجيات إدارة الوقت التعلم أن تكون أكثر إنتاجية ، وأن تحقق
المزيد في وقت أقل ، مما يخلق المزيد من الوقت للمهام الأخرى أو لفرص التعلم.
يمكن أن تساعد إدارة وقتك بشكل فعال على تقليل الضغط وتحسين تركيزك ، مما يجعلك
أكثر فعالية في مكان العمل ويؤدي إلى نجاح أكبر في حياتك المهنية.
10 من نصائح إدارة الوقت للمحترفين
إليك 10 نصيحة لإدارة الوقت لمساعدة المهنيين المشغولين على إنجاز المزيد في مكان
العمل.
1. الاحتفاظ بالقوائم :
أنشئ قوائم بأفكار لديك أو مهام تحتاج إلى إنجازها على مدار اليوم. من خلال
التسجيل قدر المستطاع ، سيكون من السهل تذكر المهام التي تحتاج إلى إعادة النظر
فيها لاحقًا. غالبًا ما تحتوي الأجهزة المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة على
أدوات مدمجة لإدارة الوقت لتسهيل ذلك. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بمفكرة صغيرة في
متناول يدك للإضافة إليها عندما تتبادر إلى ذهنك الأشياء. في نهاية كل يوم ،
يمكنك مراجعة المهام وإنشاء قائمة مهام لليوم التالي ، مع العلم أن كل شيء يتم
التعامل معه.
2. التركيز على مهمة واحدة في كل مرة :
حددت الدراسات بشكل قاطع أن تعدد المهام يبطئ إنتاجيتك. لتحقيق أقصى إنتاجية ،
ركز على مهمة واحدة في كل مرة. إنه أكثر فعالية لإنهاء مهمة واحدة قبل الانتقال
إلى المهمة التالية.
3.وضع حد زمني للمهام :
ينص قانون باركنسون على أن العمل سوف يتوسع لملء الوقت المتاح للانتهاء. من خلال
تحديد قيود الوقت لعناصر معينة ، سوف تركز بشكل طبيعي بشكل أفضل وتعمل بكفاءة
أكبر. إذا اكتشفت أن عملك يتجاوز الحدود الزمنية التي حددتها لنفسك ، فقد ترغب في
فحص سير عملك والبحث عن الأشياء التي قد تهدر الوقت أو تجذب انتباهك بعيدًا عن
المهمة قيد التنفيذ.
4. إنشاء خطة يومية :
اقضِ بضع دقائق في نهاية كل يوم لإنشاء قائمة مهام يومية لليوم التالي. سيجعل ذلك
من السهل تضمين العناصر التي قد تميل إلى تأجيلها حتى يوم آخر. سيساعدك أيضًا في
الحصول على الحق في العمل عندما تدخل المكتب في اليوم التالي ، حيث ستعرف المهام
التي تحتاج إلى البدء بها. حيلة أخرى لتحفيز نفسك هي صياغة عناصر في قائمتك كما
لو كنت قد أكملتها بالفعل. على سبيل المثال ، بدلاً من وضع "إرسال تقرير" في
قائمتك ، اكتب "تقرير تم إرساله".
5. أكمل المهام ذات الأولوية القصوى أولاً :
أكمل أهم المهام وأكثرها تطلبًا أولاً. لن يضمن ذلك فقط حصولهم على الوقت في
الوقت المناسب ، تظهر الدراسات أن الساعة الأولى من اليوم هي الأكثر إنتاجية. في
الواقع ، تظهر الأبحاث أن دماغك يمكن أن يركز بسهولة أكبر عندما يكون أقل يقظة ،
حيث لا توجد طاقة زائدة للأفكار الأخرى.
6. راقب كيفية قضاء وقتك :
تعد معرفة كيفية إدارة وقتك خطوة مهمة لإدارة الوقت بشكل رائع. فكر في قضاء يوم
أو يومين وتوثيق كل مهمة أو نشاط تقوم به. يمكنك أيضًا استخدام تطبيق إنتاجي
يراقب نشاطك على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر.
7. جدولة فواصل المهام :
تظهر الأبحاث أن دماغك يمكن أن يبقى مركزًا للغاية فقط لمدة تصل إلى دقائق في وقت
واحد. جدولة فاصل بين المهام ، أو كل 90 دقيقة على الأقل للحفاظ على أقصى قدر من
الإنتاجية.
8. الاستفادة القصوى من أوقات الانتظار :
يصادف الجميع فترات يجب عليهم الانتظار فيها ، سواء كانت في المطار أو في محطة
القطار. استخدم فترات التوقف عن العمل هذه للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو
متابعة البودكاست أو القراءة أو الرد على المكالمات الهاتفية الفائتة أو حتى مجرد
الاسترخاء والتأمل. استعد لهذه اللحظات التي تترك فيها الانتظار.
9. تحديد أهداف SMART :
غالبًا ما يتم قياس إنتاجيتك من خلال قدرتك على تحقيق أهدافك. إذا حققت هذه
الأهداف بسرعة ، باستثمار موارد أقل ، فهذا مؤشر واضح على أنك تدير وقتك بشكل
فعال وأن تكون منتجًا. ومع ذلك ، فإن جزءًا هامًا من هذا هو وجود أهداف SMART.
أهداف SMART محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحدودة بوقت. تأكد من
أنك تضع أهدافًا يومية وأسبوعية وشهرية لنفسك بأنها ذكية أيضًا.
10. تنظيم بريدك الإلكتروني :
يمكن أن يتسبب البريد الوارد غير المنظم في قضاء المزيد من الوقت في البحث عن
رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي تحتاج إلى الرد عليها أو يجعلك تتجاهل رسائل
البريد الإلكتروني المهمة تمامًا. أرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي قد تحتوي
على معلومات مهمة ولكنها لا تتطلب استجابة فورية. أنشئ تصنيفات لرسائل البريد
الإلكتروني التي تتطلب نوعًا من الإجراءات منك ، مثل "عاجل" أو "بحاجة إلى إجراء"
أو "انتظار". أنشئ فلاتر لتصنيف البريد الإلكتروني الوارد تلقائيًا استنادًا إلى
كلمة رئيسية في البريد الإلكتروني أو من الذي يرسلها. يمكنك أيضًا تصنيف جميع
الرسائل الإخبارية الواردة عن طريق إنشاء فلتر لرسائل البريد الإلكتروني التي
تحتوي على كلمة "إلغاء الاشتراك".
تعليقات
إرسال تعليق